1. Der ruandische Partner unterbreitet dem Koordinationsbüro in Kigali einen Projektvorschlag, der eine kurze Projektbeschreibung und eine erste Kostenrechnung umfasst.

2. Die Anfrage wird von den Mitarbeitern des Büros nach Sinnhaftigkeit, Umsetzbarkeit und Übereinstimmung mit den ruandischen Bestimmungen, sowie Wirkung und Nachhaltigkeit überprüft.

3. Ist das Büro von dem Projektantrag überzeugt, verfasst es einen offiziellen Förderantrag für den Partner in Rheinland-Pfalz mit einer überprüften Kostenkalkulation.

4. Stimmt der rheinland-pfälzische Partner dem Antrag zu und kann er das Projektvolumen aus eigener Kraft finanzieren, so gibt er dem Partnerschaftsverein in Mainz grünes Licht zur Durchführung.

5. Kann er das Volumen nicht komplett alleine stemmen, so kann er beim Land Rheinland-Pfalz einen Zuschuss beantragen. Stimmt das Land dem Antrag zu, wird ebenfalls durch die Geschäftsstelle des Vereins in Mainz das Büro ermächtigt, das Projekt in Angriff zu nehmen.

6. Mit dem Erhalt der Erlaubnisermächtigung aus Mainz, informiert das Koordinationsbüro in Kigali den ruandischen Partner.

7. Mit dem ruandischen Partner wird ein Vertrag mit einer Zeitplanung zur Umsetzung des Projektes vereinbart.

8. Das Koordinationsbüro begleitet die Umsetzung des Projektes und verfasst auf Anfrage Zwischenberichte. Die Gelder werden nach vereinbarten Teilbeträgen ausbezahlt.

9. Nach Beendigung des Projektes verfasst das Büro in Kigali einen Abschlussbericht und erstellt eine Foto-Dokumentation.

10. Nach Prüfung der Unterlagen in Mainz bekommt der Partner in Rheinland-Pfalz diese zugesendet. Das Projekt gilt hiermit als abgeschlossen.